Як показує практика, дотримання підприємством трудового законодавства при прийомі, переведенні та звільненні, впливає не тільки на правовідносини між працівником та роботодавцем, але і його фінансове, адміністративне та господарське благополуччя. Відповідальність за неправильне оформлення кадрових документів може бути накладена як на саме підприємство, так і особисто на керівника.

Працівники кадрової служби повинні з розумінням та з усією серйозністю ставитися до оформлення кадрової документації всіх категорій працівників. Халатне ставлення до оформлення цієї документації може негативно відбитися не тільки на підприємстві в цілому, а й безпосередньо на працівниках. Особливо це важливо при підрахунку виробничого стажу для надання працівникам різних пільг, компенсацій і гарантій, передбачених законодавством, а також для нарахування пенсії.

Розглянемо найбільш поширені помилки при дотриманні трудового законодавства у випадках прийому, переведення та звільнення працівників.

Трудовий договір укладається в письмовій формі. Однак на практиці може бути укладений і в усній формі, що не суперечить КЗпП.

Відповідно до частини першої статті 24 КЗпП письмова форма укладення трудового договору є обов’язковою:

• при організованому наборі працівників;
• при укладенні трудового договору про роботу в районах з особливими природними географічними і геологічними умовами та умовами підвищено ризику для здоров’я.
• при укладенні контракту;
• у випадках, коли працівник наполягає на укладенні трудового договору в письмовій формі;
• при укладенні трудового договору з неповнолітнім;
• при укладенні трудового договору з фізичною особою;
• в інших випадках, передбачених законодавством України.
•  

Тому неукладення трудового договору в письмовій формі у випадках, коли цього вимагає законодавство, є помилкою, яка може мати наслідком застосування негативних санкцій до роботодавця.

Крім цього, необхідно звернути увагу, що на підставі статті 26 КЗпП при укладенні трудового договору за угодою сторін працівникові може бути встановлено строк випробування з метою перевірки відповідності працівника роботі, що йому доручається.

Відповідно до статті 27 КЗпП строк випробування при прийнятті на роботу, якщо інше не встановлено законодавством України, не може перевищувати трьох місяців, а в окремих випадках, за погодженням з відповідним виборним органом первинної профспілкової організації, - шести місяців. Строк випробування при прийнятті на роботу працівників не може перевищувати одного місяця.

Тому якщо на підприємстві, в установі, організації виборний орган відсутній, то встановити працівникові при прийнятті на роботу випробування, що перевищує три місяці, неможливо.

З цією нормою також пов’язані помилки при переведенні працівника з однієї посади на іншу. В цьому випадку КЗпП не передбачає встановлення працівникові випробування. Випробування з метою перевірки відповідності працівника роботі, яка йому доручається, може бути встановлено тільки при прийнятті на роботу.

Також є помилкою розірвання трудового договору з працівником після закінчення строку випробування з формулюванням : «Звільнений як такий, що не витримав випробування, частина друга ст. 28 КЗпП України».

Також зустрічаються такі порушення як неотримання роботодавцем необхідних документів від працівника.

Наприклад, забороняється укладення трудового договору з громадянином, якому на підставі медичного висновку запропонована робота, протипоказана за станом здоров’я.

Поширеною помилкою є не зазначення запису про проходження інструктажу з охорони праці.

Порушенням є відсутність у наказах про прийняття на роботу працівників підприємств запису про проходження ними інструктажу з охорони праці. Відповідно до Типового положення про порядок проведення навчання і перевірки знань з питань охорони праці, затвердженого наказом Державного комітету України з нагляду за охороною праці від 26 січня 2005 року №15, у накази про прийняття на роботу працівників, а також про переведення на іншу роботу заносяться відомості про проходження ними інструктажу з охорони праці.

Поширеною помилкою кадрового діловодства є невідповідність назви посади керівника підприємства (товариства), установи або організації, що закріплена в статуті підприємства і відображена в наказі про його призначення, професійній назві  роботи, що містяться в Національному класифікатор України ДК 003:2005 «Класифікатор професій». При цьому допускаються наступні помилки:

• у статуті підприємства зазначена посада «Директор», а в наказі (і в протоколі зборів засновників) – «Генеральний директор»;
• посада «Генеральний директор» застосована з порушенням вимог Класифікатора професій (наприклад, «Генеральний директор товариства з обмеженою відповідальністю «Береза»).

Якщо в кадровому наказі і в трудовій книжці керівника неправильно відображена професійна назва його роботи, необхідно виправити таку помилку.

Наприклад:

Для приведення професійної назви роботи, затвердженої штатним розписом підприємства, у відповідність до Національного класифікатора України ДК 003:2005 «Класифікатор професій»
Наказую:

• Перейменувати з 14 квітня 2013 року посаду «Генеральний директор ТОВ «Береза» на посаду «Директор ТОВ «Береза» (код КП 1210.1).
• Внести до штатного розпису підприємства та трудової книжки директора відповідні зміни (Начальник відділу кадрів Петров А.О.).

Директор ТОВ «Береза»                                                                                О.О. Сидоров

Розірвання трудового договору (звільнення) може відбуватися як за бажанням працівника (за ініціативи працівника, ст. 38-39 КЗпП) або з ініціативи роботодавця (власника або уповноваженого ним органу, ст. 40 КЗпП). І в тому і в іншому випадку робляться грубі порушення.

Так у практиці зустрічаються випадки неправильного формулювання звільнення працівника за власним бажанням.

Так, позивачка звернулась до суду з позовом, мотивуючи свої вимоги тим, що знаходилася в трудових відносинах з відповідачем в період часу з 01 листопада 2011 року по 16 липня 2012 року, працювала на посаді представник з реклами в Представництві «АФЮ». Зазначила, що відповідач порушував законодавство про працю, умови колективного договору, у зв’язку з чим, вона 12 липня 2012 року звернулася із заявою про звільнення за власним бажанням з підстави порушення адміністрацією законодавства про працю. Однак, відповідач звільнив її 16 липня 2012 року на підставі ч. 1 ст. 38 КЗпП України – за власним бажанням (без виплати вихідної допомоги – авт.), а не за ч. 3 ст. 38 КЗпП України (з виплатою вихідної допомоги). Такими діями відповідача було порушено її законні права та інтереси на звільнення за власним бажанням та отримання вихідної допомоги. Позивачка просила суд змінити формулювання звільнення як «за власним бажанням у зв’язку з порушенням роботодавцем законодавства про працю, умов трудового договору» зі стягненням відповідної вихідної допомоги. Суд вирішив справу на користь позивачки, зазначивши, що як випливає з заяви наданої в керівництво Представництву «АФЮ» щодо позивачки з боку її безпосереднього керівника було неодноразово допущено порушення умов законодавства про працю, але за висвітленими позивачкою фактами керівництво підприємства перевірку не провело та не надало їй вмотивовану відповідь. Відповідно до пунктів 10, 18 Постанови Пленуму Верховного Суду України №9 від 06 листопада 1992 року «Про практику розгляду судами трудових спорів» якщо обставинам, які стали підставою звільнення, в наказі дана неправильна юридична кваліфікація, суд може змінити формулювання причин звільнення і привести його у відповідність з чинним законодавством про працю. Судом зобов’язано змінити формулювання підстав звільнення та стягнуто на користь позивачки вихідну допомогу у розмірі трьох посадових окладів.

В інших випадках роботодавці допускають помилки при звільненні за власною ініціативою. Кодекс законів України про працю визначає вичерпний перелік випадків, коли працівника можуть звільнити не за його бажанням. Так, згідно ст. 40 КЗпП трудовий договір, укладений на невизначений строк, а також строковий трудовий договір до закінчення строку його чинності можуть бути розірвані власником або уповноваженим ним органом лише у випадках:

1) змін в організації виробництва і праці, в тому числі ліквідації, реорганізації, банкрутства або перепрофілювання підприємства, установи, організації, скорочення чисельності або штату працівників; при чому в такому випадку повинна застосовуватися ст. 492 КЗпП, згідно якої про наступне вивільнення працівників персонально попереджають не пізніше ніж за два місяці.

Одночасно з попередженням про звільнення у зв’язку із змінами в організації виробництва і праці власник або уповноважений ним орган пропонує працівникові іншу роботу на тому ж підприємстві, в установі, організації. При відсутності роботи за відповідною професією чи спеціальністю, а також у разі відмови працівника від переведення на іншу роботу на тому ж підприємстві, в установі, організації працівник, за своїм розсудом, звертається за допомогою до державної служби зайнятості або працевлаштовується самостійно. Водночас власник або уповноважений ним орган доводить до відома державної служби зайнятості про наступне вивільнення працівника із зазначенням його професії, спеціальності, кваліфікації та розміру оплати праці.

Основними помилками у цих випадках є:

• недотримання строків для повідомлення про реорганізацію, ліквідацію, банкрутство або перепрофілювання підприємства і поставлення перед фактом про так зване «закриття» підприємства і звільнення;
• недотриманий порядок повідомлення, тобто не було персонального попередження працівників і не запропоновано альтернативного варіанту робочого місця;
• повідомлення здійснено не уповноваженою особою, тобто не власником або уповноваженою ним особою, а наприклад кадровим службовцем або секретарем.

2) виявленої невідповідності працівника займаній посаді або виконуваній роботі внаслідок недостатньої кваліфікації або стану здоров’я, які перешкоджають продовженню даної роботи, а так само в разі відмови у наданні допуску до державної таємниці або скасування допуску до державної таємниці, якщо виконання покладених на нього обов’язків вимагає доступу до державної таємниці.

Якщо звільняють за цим пунктом, то необхідно зазначати згідно якого висновку або акту відбулося таке звільнення.

3) систематичного невиконання працівником без поважних причин обов’язків, покладених на нього трудовим договором або правилами внутрішнього трудового розпорядку, якщо до працівника раніше застосовувалися заходи дисциплінарного чи громадського стягнення;

4) прогулу (в тому числі відсутності на роботі більше трьох годин протягом робочого дня) без поважних причин.

Таке порушення має бути зафіксоване складанням відповідного акту з ознайомленням працівника.

5) нез’явлення на роботу протягом більш як чотирьох місяців підряд внаслідок тимчасової непрацездатності, не враховуючи відпустки по вагітності і родах, якщо законодавством не встановлений триваліший строк збереження місця роботи (посади) при певному захворюванні. За працівниками, які втратили працездатність у зв'язку з трудовим каліцтвом або професійним захворюванням, місце роботи (посада) зберігається до відновлення працездатності або встановлення інвалідності;

6) поновлення на роботі працівника, який раніше виконував цю роботу;

7) появи на роботі в нетверезому стані, у стані наркотичного або токсичного сп’яніння;

8) вчинення за місцем роботи розкрадання (в тому числі дрібного) майна власника, встановленого вироком суду, що набрав законної сили, чи постановою органу, до компетенції якого входить накладення адміністративного стягнення або застосування заходів громадського впливу.

Особливим порушенням трудового законодавства при звільненні є невиплата або неповна виплата вихідної допомоги.

Крім цього, при звільненні працівника відповідно до статті 83 КЗпП і статті 24 Закону України «Про відпустки» йому виплачується грошова компенсація за всі невикористані ним дні щорічної відпустки, а також додаткової відпустки працівникам, що мають дітей.

Проект Трудового кодексу вносить деякі зміни до процедури прийняття на роботу, переведення та звільнення. Проте які саме помилки може це викликати ще складно сказати, оскільки це суто практичне питання і воно стане ясним після ведення Трудового кодексу в дію.