Відшкодування збитків працівником: облікові нюанси

Якщо працівник внаслідок порушення покладених на нього трудових обов’язків заподіяв підприємству шкоду, то за КЗпП він несе матеріальну відповідальність. Це стосується всіх працівників, а не лише тих, з якими підприємство уклало договір про матеріальну відповідальність.
Як в обліку підприємства показати відшкодування збитків працівником? Як вигідніше отримати відшкодування: грошима чи майном?

Підстави й умови матвідповідальності

Працівники зобов’язані бережливо ставитися до майна підприємства (установи, організації) і вживати заходів щодо запобігання шкоді. У ч. 1 ст. 130 КЗпП прописано, що працівники несуть матеріальну відповідальність за шкоду, заподіяну підприємству, установі, організації внаслідок порушення покладених на них трудових обов’язків.

Для настання матвідповідальності працівника мають виконуватися такі умови:

1) порушення працівником покладених на його трудових обов’язків;

2) підприємству нанесено пряму дійсну шкоду. Під останньою слід розуміти, зокрема: втрату, погіршення або зниження цінності майна; необхідність для підприємства (установи, організації) провести витрати на відновлення, придбання майна чи інших цінностей; необхідність провести зайві (тобто викликані внаслідок порушення працівником трудових обов’язків) грошові виплати (див. і лист Мінсоцполітики від 13.08.2014 р. );

3) прослідковується причино-наслідковий зв’язок між протиправними діями (бездіяльністю) працівника та заподіяною шкодою;

4) установлено вину працівника (умисел чи необережність).

Отже, лише в разі виконання всіх перелічених вище умов працівника можна притягти до матвідповідальності. Причому незалежно від притягнення його до дисциплінарної, адміністративної чи кримінальної відповідальності (ч. 3 ст. 130 КЗпП).

Не може бути покладена матвідповідальність на працівників за шкоду (ч. 4 ст. 130 КЗпП):

• яка належить до категорії нормального виробничо-господарського ризику;
• заподіяну працівником, який перебував у стані крайньої необхідності (тобто дії працівника були спрямовані на усунення небезпеки).

Отримати відшкодування шкоди роботодавець може в добровільному порядку, шляхом примусового стягнення або ж через суд. Докладніше про це див. тут — «Порядок відшкодування збитків працівником».

Розмір відшкодування

За загальним правилом розмір заподіяної підприємству (установі, організації) шкоди визначають за фактичними втратами, на підставі даних бухобліку, виходячи з балансової вартості (собівартості) матеріальних цінностей за вирахуванням зносу згідно з установленими нормами (ч. 1 ст. 135³ КЗпП).

Тому якщо мовимо про нестачу грошових коштів чи зайві виплати, то розмір шкоди дорівнює розміру фактичної суми таких втрат. А якщо ми говоримо про пошкодження основних засобів, то розмір шкоди визначають виходячи з балансової вартості об’єкта (первісна вартість мінус знос). Для запасів — беруть їх собівартість, визначену за приписами П(С)БО 9 «Запаси».

Окрім того, діють іще два спецправила (ч.ч. 2–3 ст. 135³ КЗпП):

1) у разі розкрадання, недостачі, умисного знищення або умисного зіпсуття матеріальних цінностей розмір шкоди визначають за цінами, що діють на день відшкодування шкоди. Тут застосовують положення Порядку визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, затвердженого постановою КМУ від 22.01.1996 р. (далі — Порядок № 116);

2) на підприємствах громадського харчування (на виробництві та в буфетах) і в комісійній торгівлі розмір шкоди, заподіяної розкраданням або нестачею продукції та товарів, визначають за цінами, установленими для продажу (реалізації) такої продукції та товарів.

А ось розмір відшкодування зазначених вище збитків залежить від виду мат відповідальності — див. таблицю 1.

Таблиця 1

Розміри відшкодування шкоди за видами матвідповідальності

Як бачимо, на відміну від гривневої нестачі, валютна значно відчутніше вдарить по кишені винуватця. Адже йому доведеться викласти суму, еквівалентну потрійній сумі (вартості) нестачі валютних цінностей, перерахованій у валюту України за обмінним курсом НБУ на день виявлення завданих підприємству збитків (п. «е» ст. 1 Закону № 217). Частина цієї суми йде на компенсацію збитків підприємства, а решту перераховують у бюджет.

Докладно про особливості застосування кожного з видів матвідповідальності ми розповідали у статті «Матеріальна відповідальність працівників: поняття та види».

А ось як завдані збитки та їх відшкодування працівником вплинуть на податковий облік підприємства — розглянемо далі.

Відшкодування збитків і податок на прибуток

Базою оподаткування з податку на прибуток є бухгалтерський фінрезультат (прибуток чи збиток) підприємства, визначений відповідно до П(С)БО або МСФЗ, відкоригований (зменшений або збільшений) на податкові різниці, що виникають за ПКУ (пп. 134.1.1 ПКУ).

Без різниць із р. ІІІ ПКУ (окрім збитків минулих років) визначати базу за податком на прибуток можуть лише платники, у яких бухгалтерський дохід за останній звітний рік не перевищує 20 млн грн.

Податкових різниць щодо операцій із відшкодування підприємству збитків працівниками в ПКУ немає. Тож, як вплине таке відшкодування на об’єкт обкладення податком на прибуток, залежить від того, як така операція буде відображена в бухобліку.

Своєю чергою, у разі крадіжки основних засобів, їх знищення чи руйнування з вини працівника (коли недоцільно проводити ремонт) підприємство має відобразити ліквідацію таких основних засобів. Тоді платникам податку, що застосовують податкові різниці, слід урахувати різниці щодо ліквідації основних засобів (ст. 138 ПКУ). А саме — у випадку ліквідації основних засобів, які викрадено, знищено або зруйновано, фінрезультат до оподаткування потрібно:

• збільшити на суму залишкової вартості об’єкта, визначену відповідно до П(С)БО або МСФЗ ();
• зменшити на суму залишкової вартості об’єкта, визначену за правилами податкового обліку ().

Нагадаємо

Нарахування амортизації на списаний об’єкт основних засобів припиняють, починаючи з місяця, наступного за місяцем ліквідації (п. 29 П(С)БО 7 «Основні засоби»).

ПДВ

Коли йтиметься про нестачу грошових коштів, яку відшкодовує працівник, то жодних ПДВ-наслідків таке відшкодування не матиме. Чого не скажеш про відшкодування працівником нестач, крадіжок і псування запасів та необоротних активів.

У роз’ясненні з категорії 101.15 розділу «Запитання – відповіді з Бази знань» ЗІР (zir.tax.gov.ua) контролери зазначають:

«Кошти, що надходять платнику ПДВ як компенсація винною особою нестачі товарно-матеріальних цінностей або як відшкодування збитків за пошкоджене, знищене або викрадене майно (без урахування штрафних санкцій і пені), розцінюються як компенсація вартості таких товарно-матеріальних цінностей або майна та відповідно включаються до бази оподаткування ПДВ.

Якщо особу, винну у нестачі, пошкодженні, знищенні або викрадені майна, не встановлено, та відповідно відшкодування збитків винною особою не відбувається, то платник ПДВ повинен нарахувати податкові зобов’язання з ПДВ згідно з п. 198.5 ст. 198 Податкового кодексу України (далі — ПКУ) виходячи з бази оподаткування, визначеної відповідно до п. 189.1 ст. 189 ПКУ, оскільки такі товарно-матеріальні цінності або майно не можуть бути використані в господарській діяльності платника податку».

Як бачимо з роз’яснення, податківці ототожнюють відшкодування збитків за зіпсовані чи вкрадені ТМЦ із їх постачанням. І наполягають на нарахуванні податкових зобов’язань із ПДВ виходячи з усієї суми отриманої компенсації від працівника (за вирахуванням штрафів та пені).

Звісно, погодитися з контролерами ми не можемо, адже жодного постачання (передання) товарів працівнику підприємство не проводить. Тобто операція з постачання, яка, власне, і є об’єктом обкладення ПДВ, у такій ситуації відсутня. Тому розглядати відшкодування збитків як компенсацію вартості постачання товарів не коректно. Утім контролери вже тривалий час незмінно дотримуються такого фіскального підходу (див., наприклад, ІПК ДФСУ від 12.11.2018 р. № 4790/6/99-99-15-03-02-15/ІПК, лист ДФСУ від 30.12.2016 р. № 28710/6/99-99-15-03-02-15).

Ми вважаємо, для описаної ситуації більше пасували б компенсуючі податкові зобов’язання, нараховані за п. 198.5 ПКУ. Зважаючи на те, що зіпсовані працівником ТМЦ не братимуть участі в госпдіяльності підприємства.

До відома

Ситуація може змінитися в разі прийняття законопроекту № 1210, яким передбачено, зокрема, низку ПДВ-змін до ПКУ. Серед яких прописали, що до складу договірної (контрактної) вартості додатково не входитиме відшкодування шкоди (крім упущеної вигоди). Наразі це лише перспективи.

Щодо основних засобів, то під час їх ліквідації «запускаються» норми п. 189.9 ПКУ. Останній передбачає, що коли основні виробничі або невиробничі засоби ліквідують за самостійним рішенням платника податку, таку ліквідацію для цілей оподаткування розглядають як постачання таких основних засобів за звичайними цінами, але не нижче за балансову вартість на момент ліквідації (абз. 1 п. 189.9 ПКУ).

Однак із цього правила є виняток: податкові зобов’язання не нараховують, якщо основні виробничі або невиробничі засоби ліквідують у зв’язку з їх знищенням або руйнуванням унаслідок дії обставин непереборної сили, у решті випадків, коли ліквідацію здійснюють без згоди платника податку, у т.ч. у разі викрадення основних виробничих або невиробничих засобів, що підтверджено відповідно до законодавства, або коли платник податку подає до податкового органу документ про знищення, розібрання чи перетворення основних виробничих або невиробничих засобів в інший спосіб, унаслідок чого їх не можна використовувати за первісним призначенням (абз. 2 п. 189.9 ПКУ).

До того ж коли діє п. 189.9 ПКУ, платники не нараховують компенсуючі податкові зобов’язання на підставі пп. «г» п. 198.5 ПКУ (через їх негосподарське використання).

Отже, якщо викрадення, знищення чи руйнування необоротних активів (які відбуваються без згоди платника) належним чином підтвердити документально, то ПДВ-зобов’язань можна було б не нараховувати (див. Узагальнюючу податкову консультацію щодо документального підтвердження знищення або зруйнування основних виробничих або невиробничих засобів, затверджену наказом Мінфіну України від 03.08.2018 р. № 673). Якби не одне АЛЕ, а саме — бажання контролерів обкласти цим податком надходження коштів як відшкодування збитків за втрачене майно від винного працівника.

Якщо працівник відшкодовує збитки шляхом унесення рівноцінного майна, то, зрозуміло, розраховувати на податковий кредит за такими ТМЦ підприємство не може. Позаяк працівник не є платником ПДВ, тому скласти й зареєструвати податкову накладну не зможе. Тож, підприємству вигідніше отримати відшкодування від працівника коштами, та за них придбати в платника ПДВ утрачені ТМЦ.

Бухоблік відшкодування збитків

До встановлення винних осіб суми нестач і втрат, списані на витрати підприємства, обліковують паралельно на позабалансовому рахунку 072 «Невідшкодовані нестачі та втрати від псування цінностей». Після встановлення винного працівника, який компенсуватиме збитки, на суму такої компенсації підприємство визнає дохід: Дт 375 «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків» Кт 716 «Відшкодування раніше списаних активів» чи Кт 746 «Інші доходи».

Якщо йдеться про відшкодування браку, що виник із вини працівника, то нарахування заборгованості показують проведенням: Дт 375 Кт 24 «Брак у виробництві».

На різницю між сумою відшкодування збитків і сумою прямих збитків, яку за п. 10 Порядку № 116 перераховують до державного бюджету, — Дт 375 Кт 642 «Розрахунки за обов’язковими платежами».

Винний працівник може відшкодовувати завдану ним шкоду, зокрема, шляхом:

— унесення коштів до каси;

— проведення відрахувань із зарплати працівника;

— передання підприємству рівноцінного майна.

Відшкодування грошима

У разі погашення заборгованості готівкою до каси робимо проведення: Дт 301 «Готівка в національній валюті» Кт 375.

Приклад 1

У касі підприємства виявлено нестачу: 1000 грн та 50 євро. Курс НБУ на дату виявлення нестачі — 30 грн/євро, а на дату балансу — 29 грн/євро. Винний у крадіжці коштів касир відшкодовує збитки шляхом унесення до каси підприємства готівки в гривнях. Оскільки йдеться про крадіжку валютних цінностей, то за Законом № 217 касир відшкодовує збитки в трикратному розмірі валютних цінностей.

Таблиця 2

Відшкодування збитків в разі виявлення нестачі коштів у касі

Відрахування збитків із зарплати працівника

Стягнення відшкодування із зарплати слід проводити після утримання податків (на підставі розпорядження керівника). Адже сума відшкодування не може зменшувати оподатковуваний розмір доходу.

Утримуючи суму відшкодування збитків із заробітної плати, необхідно також ураховувати обмеження зі ст.ст. 128–129 КЗпП:

• за кожної виплати заробітної плати загальний розмір усіх відрахувань не може перевищувати 20%, а у випадках, окремо передбачених законодавством України, — 50% заробітної плати, яка належить до виплати працівникові;
• не допускаються відрахування з вихідної допомоги, компенсаційних й інших виплат, на які згідно із законодавством не звертають стягнення.

Як виняток дозволено утримувати під час відшкодування збитків до 50% належної до виплати працівникові зарплати, зокрема, у разі здійснення відрахувань із зарплати за декількома виконавчими документами за працівником (ч. 2 ст. 128 КЗпП, ч. 3 ст. 70 Закону України «Про виконавче провадження» від 02.06.2016 р. № 1404-VIII).

Тож за потреби стягнення необхідної суми збитків можна розтягнути на декілька місяців.

Утримання відшкодування із зарплати працівника роблять проведенням: Дт 661 «Розрахунки за заробітною платою» Кт 375.

Відшкодування рівноцінним майном

Відшкодувати збитки майном працівник може лише за згоди на те керівництва підприємства.

Залежності від того, яке майно буде передано підприємству, робимо проведення: Дт 15, 20, 22 Кт 375.

Якщо вартість майна, що вноситься працівником, менша за суму відшкодування, працівник може сплатити різницю готівкою або її можуть утримати із зарплати.

Приклад 2

Через необережність під час виконання службових обов’язків працівником на складі зіпсувалася сировина (її собівартість — 5000 грн). Свого часу сировина була придбана з ПДВ, і підприємство збільшило податковий кредит на 1000 грн вхідного податку. Тож, під час списання запасів було нараховано компенсуючі податкові зобов’язання та складено зведену податкову накладну, датовану останнім днем звітного місяця.

Працівник визнав вину й запропонував відшкодувати збитки, надавши підприємству подібні ТМЦ загальною вартістю 5000 грн. Адміністрація підприємства погодилася на таку компенсацію.

Таблиця 3

Відшкодування збитків працівником шляхом передання рівноцінного майна

Джерело: interbuh.com.ua, Ольга КЛЕБАН, експерт з обліку й оподаткування