Відповідно до статті 64 Господарського кодексу України, підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, установлює чисельність працівників і штатний розпис. Типову форму штатного розпису передбачено лише для бюджетних підприємств, установ, організацій, яка затверджена наказом Міністерства фінансів України від 28.01.2002 р. № 57.

Типова форма штатного розпису передбачає графи, у яких зазначаються назви структурних підрозділів і посад, кількість штатних одиниць, посадові оклади, надбавки й доплати, фонд заробітної плати за місяць.

Підприємства, незалежно від форм власності, використовують типову форму як методичну допомогу для розробки власної форми штатного розпису. Нагадаємо: назви посад (професій), які передбачаються в штатному розписі, повинні відповідати Класифікатору професій ДК 003:2010.

Затвердження керівником підприємства штатного розпису проводиться шляхом видання локального нормативного документа (наказ, розпорядження), який визначатиме кількість працівників кожної професії з розподілом штатних одиниць за структурними підрозділами підприємства та місячний фонд оплати праці.

Виходячи з необхідності врегулювання та забезпечення прав працівників на працю, захист від незаконного звільнення й оплату праці, затвердження штатного розпису на підприємстві є обов’язковим, і відсутність його слід вважати порушенням вимог законодавства про працю, за яке роботодавець може нести адміністративну відповідальність відповідно до частини 1 статті 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення. Між іншим, штатний розпис є одним із документів, що підтверджує правомірність віднесення сум заробітної плати працівників до податкових витрат підприємства.