На каждом предприятии находятся в работе множество документов, которые дальше сортируются, систематизируются, подшиваются... В течение четко установленного законодательством срока документы должны храниться, в частности, и в архиве. Как же правильно передать документы на хранение в архив? Где, кто и как должен это делать?
Архив в структуре предприятия
Архив может быть самостоятельным структурным подразделением предприятия (учреждения) или входить в состав службы делопроизводства (например, управление делами, общего отдела, канцелярии и др.). Все зависит от структуры предприятия и Положения об архиве, утвержденного руководителем предприятия (учреждения). На необходимость утверждения данного положения указывает п. 2.2 Правил № 16.
Напомним!
Правила № 16 являются нормативно-правовым актом, обязательным для исполнения всеми учреждениями независимо от форм собственности.
В случае если в деятельности предприятия образуются документы Национального архивного фонда1 (далее — НАФ), собственные Положения об архиве нужно согласовывать с соответствующей экспертно-проверочной комиссией (далее — ЭПК) или экспертной комиссией (далее — ЭК) государственного архивного учреждения, архивного отдела городского совета, после чего положения утверждаются руководителем предприятия (абз. 2 п. 2.2 Правил № 16).
Требования по обеспечению формирования, учету, хранению и использованию НАФ, документы которого являются собственностью государства и собственностью территориальных общин, установлены Правилами 656.
Перед архивом стоят следующие основные задачи (п. 2.4 Правил № 16):
- принимать от структурных подразделений и хранить архивные документы;
- контролировать вместе со службой делопроизводства состояние хранения и правильность оформления документов в структурных подразделениях;
- тучаствовать в составлении и согласовании сводной номенклатуры дел2;
- проверять, чтобы формирование документов в дела соответствовало утвержденной Номенклатуре дел;
- вести государственный учет документов НАФ и предоставлять сведения об их количестве соответствующему государственному архивному учреждению, архивному отделу городского совета по форме приложения 17 к Правилам № 16;
- проводить предварительную экспертизу ценности документов, находящихся на хранении;
- составлять и представлять на рассмотрение ЭК предприятия (учреждения) проекты описаний документов, внесенных в НАФ, описей дел длительного (свыше 10 лет) хранения, описей дел по личному составу работников и актов об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в НАФ;
- создавать и совершенствовать справочный аппарат к архивным документам;
- организовать порядок пользования архивными документами, выдачу архивных справок, копий, выписок из документов;
- готовить и передавать документы НАФ в соответствующее государственное архивное учреждение, архивного отдела городского совета;
Как видим, хранения документов — лишь незначительная доля объема работ, возложенных на работников архива.
До того как документы попадут в дела, они должны хранится в подразделениях, в которых они созданы.
Первичные документы и учетные регистры, прошедшие обработку, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрытых шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером (п. 6.2 Положения № 88). Хранение, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия.
Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива предприятия работникам других структурных подразделений может осуществляться только по решению главного бухгалтера (п. 6.8 Положения № 88).
Какие документы передают в архив
Список документов, которые направляются в архив предприятия, указан в п. 2.7 Правил № 16.
Это:
- законченные в текущем делопроизводстве документы постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения из структурных подразделений;
- личные архивные документы работников;
- документы с бумажной основой организаций-предшественников, которые были ликвидированы;
- печатные издания, дополняющие архивные документы и необходимые для научно-методической и информационно-справочной работы архива;
- справочный и учетный аппарат к архивным документам (описи, Номенклатуры дел).
Порядок передачи документов в архив: основные шаги
Документы передаются из структурных подразделений предприятия в архив через 2 года после окончания их делопроизводства. Конкретный их перечень, как мы уже говорили, вы найдете в своей сводной Номенклатуре дел. Последняя же базируется на нормах Порядка № 578. К тому же сориентироваться, какие документы хранить, поможет более лаконичный Перечень № 430. Тем более что он предназначен для использования всеми предприятиями, учреждениями, организациями, не относящимися к источникам формирования НАФ.
После того как установленный срок хранения истечет, документы НАФ передают в соответствующий государственный архив. Документы, которые не подлежат государственному хранению, уничтожают. Конечно, об этой непростой процедуре мы расскажем в другом развернутом материале.
Законченные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу должны сдаваться в архив предприятия для последующего хранения и использования (п. 5 Правил № 16). При этом дела временного хранения (до 10 лет включительно) могут передаваться в архив по решению руководителя.
Поэтому, перед тем как передать документы из структурного подразделения в архив, нужно:
сформировать документы в дела;
проверить правильность оформления документов каждого дела;
оформить дела, составить внутреннюю опись, сделать удостоверяющую надпись и оправить их.
И не забывайте, что данные дела должны соответствовать Номенклатуре дел.
Формирование дел, законченных делопроизводством
Так, практически все знают, что нужно хранить следующие документы: накладные, карточки, ведомости, договоры и т.п. Однако Правила № 16 рассматривают хранение (а перед тем формирование, проверку, передачу или уничтожение) дел с такими документами. Дела состоят из документов, законченных в делопроизводстве, сгруппированных согласно Номенклатуре дел. В них находятся документы из одного или группы подобных вопросов. В делах содержатся только оригиналы или, в случае их отсутствия, заверенные копии документов (пп. 3.2.2 Правил № 16). Не допускается включение в дела постоянного хранения черновиков, личных документов, размноженных копий и документов, подлежащих возврату (со штампом, который принадлежит органу высшего уровня).
Дело содержит подборку данных документов в год. Исключение — для документов, судебных, личных и переходящих дел, что объясняется сроком их хранения.
Общие требования к оформлению дел
Оформление дела предусматривает нумерацию листов в деле, кроме листов удостоверяющей надписи и внутренней описи, арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу простым мягким карандашом или механическим нумератором. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются в каждом томе (части) отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, являющиеся отдельными листами в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дела документы с собственной нумерацией листов сохраняют такую нумерацию, если она соответствует последовательности расположения листов в деле.
Подшитые в дела конверты с вложениями нумеруются так: сначала нумеруется конверт, а затем — каждое вложение в конверте.
Запрещается применение чернил, пасты или цветных карандашей для нумерации (пп. 5.1.2 Правил № 16).
При наличии многих ошибок в нумерации листов дела в делопроизводстве осуществляется их перенумерация, при которой старые номера зачеркиваются одной косой чертой и рядом ставится новый номер листа. Хотя, если таких ошибок немного, то в нумерации листов дела допускается применение буквенных номеров листов (1-а, 12-б и т.д.).
Лист формата большего, нежели формат А-4, подшивается за одну сторону и нумеруется как один лист в правом верхнем углу и фальцируется в формат А-4. Если к документу подклеены одной стороной другие документы (переводы, вырезки, вставки в текст и т.д.), то каждый документ нумеруется отдельно.
Объем готового к передаче в архив сформированного дела не должен превышать 250 листов или 30–40 мм толщиной (пп. 3.2.5 Правил № 16).
1. Внутренняя опись
В случае если это предусмотрено инструкцией по делопроизводству, то составляется внутренняя опись документов дела (приложение 8 Правил № 16). Это своеобразное содержание дела на отдельном листе, которое содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ, и их движение (дополнение/изъятие/замены копиями). Ее составляют обязательно только для некоторых категорий дел (которое содержит уникальные документальные памятники, документы с грифом «Для служебного пользования», личные, судебно-следственные дела и т.п.), если иное не предусмотрено инструкцией по делопроизводству.
К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество документов, включенных в опись, и количество листов внутренней описи. Его подписывает составитель.
Если дело оправлено или подшито предварительно без внутренней описи, то его бланк подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Изменение состава документов дела (включение дополнительных документов, их исключение, замена оригиналов копиями т.д.) отражаются в графе «Примечания» со ссылкой на документы, объясняющие изменения (приказы, акты и т.д.) и к внутренней описи составляется новая итоговая запись.
2. Удостоверяющая надпись
Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации делают удостоверяющую надпись дела (приложение 9 к Правилам № 16). Подписывает его лицо, которое его составило. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения листов, замена оригинальных документов копиями, присоединение новых документов и т.д.) отмечаются в удостоверяющей надписи со ссылками на соответствующий подтверждающий документ (приказ, акт).
3. Оправка
Перед передачей в архив дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу их должны оправить в твердую обложку. Дела временного хранения, с первичной бухгалтерской документацией — должны быть прошиты специальными суровыми нитками или дратвой на четыре прокола. При этом металлические скрепки, булавки нужно из документов изъять. Конечно, сейчас достаточно много разновидностей папок-регистраторов, которые можно применить для того, чтобы они могли служить временным вместилищем документов дела (к их оправке).
4. Обложка
Обложки к делам оформляют по форме приложения 10 к Правилам № 16. Надписи на ней делают четко светостойкими черными чернилами или пастой.
Перед передачей дел в архив предприятия в текст на обложках вносятся необходимые уточнения, проверяется соответствие заголовков дел содержанию подшитых документов. При необходимости в заголовок дела вносятся дополнительные сведения.
На обложке дела проставляется его номер по описанию и, по согласованию с архивом учреждения, номер описи и номер архивного фонда (если в архиве хранится два и более фондов).
Если в течение периода, охватывающего документы дела, меняется название предприятия (структурного подразделения), на обложке дела указывается новое наименование (структурного подразделения), а предварительное берется в скобки. Так же нужно поступать, когда дела переходят к другому предприятию (структурному подразделению) в случае правопреемства ликвидируемой организации.
Описи дел, которые передают в архив
Дела в архив сопровождает еще один документ — опись дел (приложение 1 к Правилам № 16). Его составляет должностное лицо, ответственное за состояние делопроизводства в структурном подразделении при методической помощи архива. Одна опись дел включает несколько лет. Все дела вносятся в нее по единой нумерации — на каждый год формируют годовой раздел.
Назовем правила его составления (пп. 5.2.2 Правил № 16):
номер описи должен состоять из цифрового обозначения структурного подразделения по номенклатуре дел с добавлением начальной буквы названия категории документов (П-постоянного, Т-временного, Ос-личные), входящих в опись, и четырех цифр года, в котором заведены дела (например , 05-П-2010);
опись заполняют согласно сведениям, указанным на обложках дел. Опись дел временного хранения должна иметь дополнительную графу «Срок хранения, статья по перечню»;
графа «Примечание» используется для отметок об особенностях их физического состояния о передаче дел другим отделам или предприятиям, о наличии копий подшитых документов;
каждое дело вносится под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером (графа 1);
когда имеется несколько дел подряд с одинаковым заголовком, указывается полностью только заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом прочие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
дела по личному составу вносят в описи по алфавиту, тематике, хронологии.
Наконец, в конце описания составляют итоговую запись с указанием (цифрами и прописью) количества дел, числящихся по описи, первого и последнего номеров дел по описи, а также особенности нумерации дел в описи.
В годовой раздел описи вносят также дела, не завершенные в течение календарного года. В таких случаях в конце разделов описания каждого следующего года ставят отметку «Документи з цього питання див. також у розділі за _____ рік, № ____», а графы 4, 5 описания не заполняются.
Итак, составитель составляет опись в двух экземплярах, подписывает с указанием своей должности, согласовывает с руководителем службы делопроизводства, а дальше утверждает у руководителя структурного подразделения (пп. 5.2.6 Правил № 16). Первый экземпляр описи отправляют с делами в архив, второй — остается в структурном подразделении как контрольный экземпляр.
Проиллюстрируем это на образце.
Передача в архив
После работы с документами остался последний шаг — передать их из подразделения в архив. Принятие каждого дела производится работником архива в присутствии работника структурного подразделения, сдающего документы. При этом в каждом экземпляре описи дел делаются отметки о принятии того или иного дела. В конце каждого экземпляра описи дел цифрами и буквами ставятся отметки о фактическом количестве дел, переданных в архив предприятия, номера дел, которые отсутствуют, даты приема-передачи дел и подписи лиц, сдававших и принимавших дела (пп. 5.3.4 Правил № 16 ). Данные о количестве заведенных дел (переданных в архив, в том числе переходящих) потом фикструют в итоговой записи сводной номенклатуры дел.
Сергей ГЛИНЯНЫЙ,
консультант
газеты «Интерактивная бухгалтерия»
Список использованных нормативно-правовых актов:
Закон о Нацархиве — Закон Украины «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях» от 24.12.1993 г. № 3814-XII.
Перечень № 578 — Перечень типовых документов, которые создаются во время деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Минюста от 12.04.2012 г. № 578/5.
Правила № 16 — Правила работы архивных подразделений органов государственной власти, местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций, утвержденные приказом Госкомархивов Украины от 16.03.2001 г. № 16.
Перечень 430 — Перечень видов документов, связанных с обеспечением социальной защиты граждан, которые должны поступать в архивные учреждения в случае ликвидации предприятий, учреждений, организаций, которые не относятся к источникам формирования Национального архивного фонда, утвержденный приказом Минюста Украины от 14.03.2013 г. № 430/5;
Правила № 656 — Правила работы архивных учреждений Украины, утвержденные приказом Минюста Украины от 08.04.2013 г. № 656/5;
Положение № 88 — Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина Украины от 24.05.1995 г. № 88.
1 Документ НАФ — это архивный документ, культурная ценность которого признана соответствующей экспертизой, который подлежит государственному учету и хранению (ст. 1 Закона о Нацархиве).
2 Подробнее о том, что это за документ и как его составлять, мы рассматривали в материале «Номенклатура дел на предприятии» газеты «Интерактивная бухгалтерия» № 7 (16).
Источник - Интерактивная бухгалтерия