10 июля 2015 года вступил в силу приказ Министерства юстиции Украины «Об утверждении Правил организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях» от 18.06.2015 г. № 1000/5. Как следует из названия этого документа, им утверждены Правила организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях (далее — Правила № 1000/5). Одновременно отменен приказ Госкомархива «Об утверждении Правил работы архивных подразделений органов государственной власти, местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций» от 16.03.2001 г. № 16.
Правила № 1000/5 устанавливают единые требования относительно создания управленческих документов и работы со служебными документами, а также порядок их архивного хранения в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях независимо от форм собственности. Эти Правила являются нормативно-правовым актом, обязательным для выполнения всеми учреждениями.
В приложениях к Правилам № 1000/5 приведены 50 форм различных документов, которые используются в делопроизводстве и архивном деле.
Требования Правил № 1000/5 по работе с первично-учетной, банковской, финансовой, отчетно-статистической, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также по подготовке документов к передаче на архивное хранение. Особенности организации делопроизводства со служебными документами, содержащими информацию с ограниченным доступом, делопроизводства по обращениям граждан относительно запросов на информацию в отдельных отраслях и сферах общественных отношений определяются другими нормативно-правовыми актами.
Особенности организации электронного документооборота с применением электронной цифровой подписи, работы с электронными документами и их подготовки к передаче на архивное хранение определяются Порядком работы с электронными документами в делопроизводстве и их подготовки к передаче на архивное хранение, утвержденным приказом Минюста от 11.11.2014 г. № 1886/5.
Правилами № 1000/5 установлено, что организация делопроизводства в учреждениях возлагается на самостоятельные структурные подразделения по делопроизводству (документационному обеспечению), общие отделы, канцелярии и т. п. или лицо, ответственное за делопроизводство в учреждении, — секретаря, делопроизводителя (далее — служба делопроизводства).
Учреждения организуют делопроизводство в соответствии с утвержденной инструкцией по делопроизводству учреждения. Организация делопроизводства в структурных подразделениях учреждений возлагается на специально назначенное для этого лицо, в должностной инструкции которого указываются эти обязанности.
Архив является самостоятельным структурным подразделением или входит в состав службы делопроизводства учреждения. В малочисленных учреждениях назначается лицо, ответственное за ведение архива учреждения.
Руководитель учреждения отвечает за сохранность служебных документов и информации, которую они содержат, функционирование системы защиты документационного фонда от незаконного доступа, потерю и несанкционированное уничтожение документов, нарушение правил пользования документами. За содержание, качество подготовки и оформления на должном уровне документов, а также организацию делопроизводства и хранения документов в структурных подразделениях отвечают их руководители.
Пунктом 4 раздела VI «Комплектованиеархива» Правил № 1000/5 установлено, что:
- дела постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, по кадровым вопросам (личному составу) через 2 года после завершения их ведения в делопроизводстве передаются в архив учреждения в упорядоченном состоянии для дальнейшего хранения и использования. Дела постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив учреждения по описям;
- дела временного (до 10 лет включительно) хранения могут передаваться в архив учреждения по решению его руководителя при условии наличия в нем свободных площадей. Такие дела передаются в архив учреждения по номенклатуре дел или, по усмотрению учреждения, по сдаточным описям произвольной формы.
Согласно пункту 5 раздела VI Правил № 1000/5 предельный срок временного хранения документов в архиве учреждения по кадровым вопросам (личному составу) составляет 75 лет. Продление сроков хранения документов в архиве учреждения допускается при необходимости пользования документами в служебных целях, в случае невозможности принять документы на хранение в государственное архивное учреждение, архивный отдел городского совета. После окончания предельных сроков хранения документы, отнесенные к НАФ, передаются на постоянное хранение в соответствии с порядком, определенным в главе 1 раздела XIV Правил № 1000/5.
Напомним, что сроки хранения всех документов в учреждениях установлены приказом Министерства юстиции Украины «Об утверждении Перечня типовых документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения» от 12.04.2012 г. № 578/5.
Джерело - ООО "Планета-информ"